在各種工作當中，只要是需要多方按照一定的步驟配合開展工作，就存在著“工作流“。有一些重要的工作流程通過各種管理制度加以明確，但還有大量的工作流存在于各種瑣碎的工作當中，甚至可以說是無處不在。所以在職場當中必須要具備“工作流”的意識和概念，掌握工作流的基本要求，這樣才能夠更好的理解制度要求，能夠根據任務的實際需要隨時設計出不同的工作流，從而保證各方的協同工作效果，發揮出團隊的整體力量。

　　工作流包含的主要要素

　　一、流程步驟

　　既然是一個流程，往往就需要多個步驟來完成，所以通常是首先要有一個包含所有步驟的流程圖，說明整個流程需要哪些步驟，而且這些步驟之間還可能不是簡單的順序關系，可能有并行的步驟，或者按照不同的條件產生不同的流程分支。每一個步驟都需要有輸入、處理、輸出這樣三個基本要素。對于流程圖中的每個步驟，都需要明確相互之間的輸入/輸出，前一步驟的輸出應該能夠滿足后序步驟所需的輸入，這樣才能使整個流程銜接運轉起來。對于每個步驟，還需要明確該步驟當中的處理要求，如何能夠將輸入經過一番處理形成所期望的輸出。

　　畫流程圖是一個基本功，學過程序設計的在這方面接受的訓練會多一些，程序處理的流程圖其實也是一種工作流。

　　二、狀態

　　一項任務在流程中流轉，需要能夠確定該任務已經進展到流程的那一步了，下一步驟應該是哪個，這些都需要通過任務的狀態來控制。所以一項任務的流轉過程，實際上也是狀態的變化過程。通過查看任務的狀態，就能夠知道任務進展到哪一步驟了，當任務處理完成后，任務的狀態就應該是“已完成”。

　　在軟件研發的需求管理、測試問題管理當中，都會定義出一系列的狀態，來反映具體任務被處理的情況。

　　三、角色與權限

　　流程中的每一步都需要明確由“誰”來處理，這個“誰”就是角色，常見的就是相應的人員或機構。實際當中能對某個步驟進行處理的人會不止一個，可能是相同崗位的多個人，這一類人員可以作為一個統一的角色。擁有不同處理權限的應該作為不同的角色，由于任務所涉及問題不同，可能會需要經過不同權限的角色來處理，從而導致任務處理的實際步驟會有不同。

　　這在財務審批中最為典型，根據不同金額需要由具有不同權限的人員進行審批，那么相應的流程步驟就會有所不同，這些步驟所對應的角色和權限也是需要嚴格區分的。實踐中泳道圖是一種比較直觀的表現形式，反映整個流程在不同角色之間是如何流轉的。

　　在面對規范的制度流程時，我們就需要從中識別出整體流程中所包含的步驟以及每個步驟的輸入/輸出和處理的要求，能夠知道各個步驟中誰有什么權限，能夠根據狀態了解工作任務的進展情況。公文流轉、合同審核、軟件測試問題跟蹤、財務報銷申請等等，都是比較典型的工作流的例子。在項目管理當中，往往需要根據項目的實際情況規定一些臨時性的工作流程，就需要在工作流中將上述各種要素都定義清楚。

　　四、溝通是關鍵

　　即使有了正式的工作流程，也仍然需要非正式的溝通。正式的工作流程中所有角色都將承擔相應的責任，所以流程的處理會比較謹慎，周期也就相應比較長。而且當某一步驟對工作內容提出質疑需要澄清時，往往會使整個流程退回到最初的發起步驟重新來過。這種眾多干系人參與的串行決策過程，效率一定是比較低的。因此，為了提高效率，就需要通過非正式的渠道與所有干系人進行溝通，澄清所有的疑問，促使達成共識，在這樣的基礎上進入正式的工作流程，一路綠燈，不用返工，這是效率最高的方式。當然，也會存在以非正式的方式無法達成共識的情況，也不得不需要通過正式的流程迫使相關人正式表達意見，交由更高權限者決策。這也就是項目管理當中特別強調的干系人管理。

　　流程本身是一種形式，更重要的是流程中的內容。