23個項目管理經典案例——婚禮項目總結報告(下)
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2.2.4彩車
(1)租車
首先要確定的是在禮車上所將花費的數額,有了這個限制,就可以定出禮車的檔次了。禮車預計花費為1500元,約需8輛車。計劃采用奔馳(或紅旗、皇冠)作為接親的主車,另外7輛為紅色桑塔納。通過電話對各婚慶出租公司的價格進行了查詢,結果如下,最后確定租用新亞公司的奔馳和桑塔納。
注:2小時為從裝飾好鮮花起算時間。4小時為公司出車起算。
(2)行車路線的確定:
合肥的婚俗有一種說法:“不走回頭路”,要求接親的車輛從新郎家出發到接親回來要盡量走不同的路線,所以準備彩車的另一項工作就是確定行車路線。
新居(安居苑)→新娘家(三孝口)有兩條路線,長江路和一環,最后考慮到交通規則和方便停車,決定由新居→一環→蕪湖路→金寨路→博物館→新娘家→三孝口→長江路→安居苑。為確定路線的可行性,特意打了一輛出租車按計劃路線行駛了一次。
2.2.5 5采購煙酒糖果
(1)需求數量的確定
煙酒糖果分為:白酒、紅酒、香煙、飲料、喜糖等,根據名單、桌數,計算出需的煙酒飲料數量,白灑每桌約一瓶,紅灑每桌兩瓶,香煙每桌兩包,飲料每桌兩大瓶,喜糖每人兩包,打20%的富余量,從而定出采購計劃。
(2)經了解,目前酒席常用的煙酒糖果如下:
(3)酒水的總預算為5500元,根據采購計劃及資金預算,分解到具體品種,在市場上挑選相近價位的商品,結果如下:
2.2.6購買家具、家電
首先,與項目組成員列出需購買的家電、家具清單,將預算具體分解到各個用品上;其次,與項目組成員確定家具的顏色、材質、款式的挑選原則,然后,由項目組成員根據預算和相關要求,在各大家具市場和家電商場進行調查,并及時通過電話進行溝通,最終確認購買的品牌和價格。
2.2.7窗簾、婚戒及禮服采購(略)
2.2.8婚禮當天
(1)首先,將參加慶典活動的人員聯絡方法打印成通訊錄,交各參加人一份,以便聯系,通訊錄(部分)如下:
職責分工負責人聯系電話(略)
(2)婚禮實錄
?、傩吕稍?時整理儀表,8:30前返回。
②新娘早11:30時至天然婚紗攝影處化妝,13:30前返回。
?、?3:00婚車主車(奔馳)到于祒婚慶花卉禮儀公司裝飾,2:00時前,婚車、攝錄人員到達新郎家,領車人張鵬電話(略),同時2名婚宴協助人員至酒店接收蛋糕。
④14:30迎親車隊出發。
行車路線:新居→一環→蕪湖路→金寨路→博物館→新娘家→三孝口
⑤由新郎家協助人員負責清理庭院,布置迎親場面,等待新人的到來。
?、?4:45迎親車隊到達后,新娘家舉行儀式(交換戒指、佩花、攝錄、吃餃子等),負責人張東波,提醒時間,15:30分準時從新娘家出發。
?、叻祷貢r車輛路線安排:三孝口.......長江路.......安居苑
?、嗷檠缲撠熑耍ㄋ緝x)及協助人員16:00到達酒店,協助布置婚宴現場。
1、提前安排休息室,安排來賓簽到處。
2、給廚師及服務員送禮,如紅雙喜一條、喜糖若干等。
3、安排并監督服務小姐擺臺,內容(每桌):如香煙2包,紅酒2瓶,可樂2瓶,白酒2瓶等。
4、由婚宴負責人檢查完成情況。
⑨、16:30分到達酒店休息室。
?、?、17:30新人在酒店門口迎候來賓,協助人員安排來賓入席。
(11)、18:00婚宴開始,具體程序見徐穎的婚宴安排。
(12)、婚宴結束后,總管負責安排車輛送客。
(13)、鬧洞房
(14)、送客休息。
3、控制過程
本項目的控制過程主要是對進度和費用的控制,籌備時間雖2個半月,但由于項目組成員均需工作和學習,僅能利用部分閑暇時間,所以時間相當緊張,籌備期的各項工作基本是并行進行,每個項目組成員負責各自工作的進度和費用控制,并及時通過電話或面談,與項目經理溝通。在實施過程中,根據實際情況,對進度及費用安排做了若干修改。
例如:通過調查研究,本來確定了幾款家具,但由于臨近年關,家具的預定時間延長(一般需20~25天),這樣家具要到1月中旬才能到,為減少不確定性,確保如期裝飾好新房,后來決定放棄需預定的家具,直接購買有現貨的品種。
原來準備購買海信的一款有60HZ逐行掃描功能彩電,需4800元,后經了解,近一兩年內此項功能尚未能得到應用,后放棄了這款電視,而購買了一款康佳純平彩電,僅2900元。
原先預計約20桌,后來由于親友相繼得到消息,邀請的人不斷增多,總席數超過了20桌,而原先預定的場地僅能容納22桌,后經與酒店協商,更換了場地。
3.1進度完成情況
由于同學們和項目經理及家人的辛苦工作,各項籌備工作如期完成。
3.2費用控制情況
由于計劃詳細周密,整個婚禮的花費沒有超過預算。
3.3婚禮當天,由于各項籌備工作全部就緒,婚禮進行的相當順利,氣氛熱鬧隆重,新娘新郎及雙方父母親友都相當滿意。