項目經理要善于“借力”
PMP認證是項目管理專業人士資格認證,是一種國際級的高級人才管理認證。它的主要考試內容就是項目管理體系知識。關于項目經理要善于“借力”,慧翔天地在這里給大家簡單介紹一下。
楚宣王名叫熊良夫,從東周算起,他是楚國的第19位國君。楚宣王在位的時候,楚國國力達到了頂峰,加上他的兒子楚威王,史稱“宣威盛世”。
《戰國策?楚策》中講了這樣一個故事。話說楚宣王有一位大臣叫昭奚恤。有一年,秦國打算削楚國一頓,就先派了個使者到楚國去,說要看看楚國的國寶。如果楚國認慫給看了呢,就長了秦國的威風;如果不給看,正好是收拾楚國的借口。關鍵時刻,昭奚恤站了出來:“交給我吧,看我怎么收拾他!”
昭奚恤就去答復秦國使者,說楚國愿意向秦國展示國寶,不過得準備準備。秦國使者答應了。昭奚恤沒閑著,在城門口搭了幾座高臺子,準備停當后,就請秦國使者來觀寶。
秦使到了,昭奚恤上前行禮說:“您是楚國的客人,請上西面的高臺觀寶!”秦使挺高興,上了臺子。他又讓楚國四位大臣依次登上其他四座高臺,自己也上了一座臺子,然后向秦國使者大喊:“請上國使者觀寶!”秦國使者傻了:“貴國的國寶在哪兒啊?”
昭奚恤拿出外交部發言人的腔調:“我們楚國的國寶都是賢臣,而不是珠寶。這位,長于內政,使國泰民安;這位,長于外交,使睦鄰友好;這位,長于軍政,使國防鞏固;這位,長于武功,勇猛而善戰。至于說彰顯楚國的大國風范,體現盛世的氣度風骨,我昭奚恤勉強也算得上一寶吧!請上國使者盡情觀看!”
秦國使者當時就暈了!秦王聽說了這件事兒,心里也打了鼓:“算了,還是別惹他們了?!?/p>
昭奚恤立了功,深得楚宣王賞識,于是被封為令尹,也就是宰相,相當于國務院總理。昭大人作風強硬,敢想敢干,又手握大權,朝內外的大事,都得經他點頭。再加上當時楚國國力雄厚,兵強馬壯,這讓北邊的各個國家都對這位昭大人心存敬畏。
俗話說,人紅是非多。昭奚恤得寵,讓一個叫江乙的人很不爽,于是總是想辦法在大領導跟前給他“扎針兒”。有一天,楚宣王問大家:“我聽說北方各國都怕咱們昭大人,真的假的?”
江乙感覺機會來了,趕緊回答說:“我給您講個故事吧。說有只老虎,一天逮著一只狐貍,正要吃。狐貍說了:‘你不能吃我,我是老天爺派來的獸王!’老虎當然不信,狐貍說了:‘你要是不信,就跟我到林子里轉轉,你看其他動物怕不怕我,見著我跑不跑?’這老虎真跟在狐貍后邊,結果其他動物還真就四散奔逃!大王您手下精兵百萬,沃野千里,您把大權都給了昭奚恤,他不就成了您前面的狐貍了嗎?您說北方各國到底怕的是誰呢?”
要說楚宣王還真有點兒用人不疑的精神,哈哈一笑就過去了,照樣重用昭奚恤。這個成語就此留了下來,就是我們今天老少皆知的“狐假虎威”。
故事講完了,回到項目中,項目經理有時也要“狐假虎威”。在項目工作執行過程中,在調動、使用資源的時候,很多項目經理的權力會顯得蒼白無力,或者被打了折扣。
一些聰明的項目經理就會想到這種“狐假虎威”的辦法,來作為自己有限權力的補充,也稱為“參照權力”。在這種權力的應用過程中,真正發揮作用的并不是項目經理自身的能力和能量,而是被用來“參照”的那個更加“高大”的背影!
1、高層的無形支持
例如,你和公司老板關系很好,是老板眼中的紅人,你的建議總是能得到老板的賞識和采納。在這樣的背景下,你被任命為某項目的負責人,你發現你的團隊成員對你提出的要求總能夠積極響應和執行,其他部門對你的支持也總是及時、到位。
其實,這一切并非是你僅僅作為一名項目經理所擁有的權力能實現的,大家對你服從和支持的原因,更多的來源于你身后那個賞識你的老板!
有些聰明的老板會主動為自己的項目經理提供這種參照權力。他們會在一些重要項目啟動前的一段時間就開始做準備:如出差時帶上某人;開會時特意坐在某人身邊,并不時和他低聲耳語;經常把某人單獨叫到辦公室談話;在公開場合對某人進行贊揚,并讓一切都被其他員工看在眼里。
一段時間后,這位同事被任命為某項目的負責人,在啟動會及項目期間,領導也總是不時地過問、支持項目,那么這位項目經理在管理項目過程中,就可能獲得更多的服從與配合,這與領導為他“定制”的參照權力是分不開的。
2、抄送郵件
在實際工作中,還有另一種更常見的參照權力使用的方式,就是抄送郵件。越來越多的企業把電子郵件當作日常工作中最重要的信息溝通手段。在項目活動中,大量的問題、需求都要通過郵件的方式溝通。然而并不是每封郵件都能得到積極、快速的響應。
可能我的一封郵件發出,對方沒有理睬;我再發一次,依然沒有反應;我再發一次,還是得不到回答!這種情況下,我再次發出郵件就不是單獨給收件人本人了,我還會抄送給若干人,他們有個共同的特點:都是領導!這下,對方可能很快有了反應,問題也得到了相應的解決。
這種抄送郵件的辦法,就是參照權力使用的實例。雖然那些被抄送的領導也不一定真的看到了郵件的內容,但是借助領導特有的權威,使收郵件者心理上產生壓力,給他們造成一種“若干領導也直接關注著該問題的進展和解決”的印象,他們再執行起工作,效率將會有所提高。
為了讓這種抄送的效果進一步加強,項目經理可以在郵件發出后,主動找到被抄送的領導:“張總,我剛剛抄送給您一封郵件,關于某某問題的,麻煩您方便時群回復一下?!奔词诡I導的回復郵件中沒有一個字,但這種回復本身已經表明了領導的態度,這對那些主收郵件的人來說,是更直接的壓力,進而將更有助于問題的解決。
當然,抄送郵件也不單單只能用于“告狀”。一些有經驗的項目經理會不定期地發出這樣一種郵件:在郵件中,他把某位團隊成員的良好表現詳細地描述出來,以表揚信和感謝信的方式發給相應部門領導及高層領導,并且同時抄送給被表揚的員工。
可以想象,當被表揚者收到這封郵件,特別是看到那些特定的收件人時,心里會是怎樣一種滿足感和榮譽感!這種特殊的激勵方式,遠比項目經理自己親自表揚員工的效果要好得多!
需要強調的是,參照權力其實只是一種利用了人們心理錯覺的小技巧,本質上并不屬于項目經理個人能力、權力的范疇。所以,參照權力雖然在使用的時候會有一定的效果,但也要注意使用背景、頻率和方式,不可過分依賴。
項目經理在需要支持、配合的時候,還是應該以主動溝通、協商為主,特別是那種含有“威脅”“恐嚇”意味的郵件抄送方式,會給別人造成“告狀”“仗勢欺人”的印象,反而容易讓人產生抵觸、反感的情緒。一旦別人產生這種印象,項目經理的工作有可能更難開展了。